Innfører digital utleie

I dag, mandag 22. november innfører Hemnes kommune et nytt digitalt bookingsystem på alle sine utleielokaler.

I likhet med mer enn 50 andre kommuner i landet, tar Hemnes kommune nå i bruk utleiesystemet BookUp. Dette er et sky-basert utleiesystem for kommuner, der de kan leie ut selskapslokaler, idrettsanlegg, møterom, utstyr med mer.

– Dette er en del av omstillingsarbeidet som Hemnes kommune er inne i. Dette er et system som vi på overordnet nivå mener både vil gi publikum en bedre service, og en bedre og mer effektiv arbeidshverdag for de som i dag håndterer utleie, sier Randi Erlandsen, som er prosessleder omstilling i Hemnes kommune.

– Det er lagt ned en betydelig arbeidsinnsats fra de ansattes side for å forberede og klargjøre det nye systemet her hos oss. Dette vil også være med på å øke servicegraden hos Tek (tekniske tjenester, journ. anm.), legger hun til.

Tilgjengelig hele tiden

På boligkontoret hos Hemnes kommune ser de frem til at systemet lanseres.

– BookUp vil være tilgjengelig og oppdatert hele døgnet, uansett hvor du befinner deg. Og du trenger strengt tatt ikke være kjent her for å kunne sjekke ut hva som finnes av utleielokaler, og om de er ledige, sier Marit Oldernes Andreassen, saksbehandler tekniske tjenester.

– Dette er et nasjonalt system som gir brukerne muligheten til å sjekke lokalene i alle kommunene som bruker BookUp, forteller Line Losvik, som også er saksbehandler tekniske tjenester.

– I dette systemet kan alle som ønsker å leie lokaler finne en oversikt over hvilke lokaler kommunen har tilgjengelig for utleie. Her finner man bilder som viser hvordan lokalene ser ut, i tillegg til informasjon om størrelse, hvordan de er utstyrt, og hvilken bruk lokalene er egnet til, legger Losvik til.

– Her er også kalender som viser hva som er tilgjengelig av ledig tid, på det enkelte lokalet, skyter Andreassen inn.

– På siden bookup.no, som man også vil finne link til på kommunens hjemmeside, kan man velge hvilken type lokale du er ute etter, eller gå rett på kommunen du er interessert i å søke opp lokaler i, fortsetter Losvik.

– Der vil du da få se bilder og informasjon om de lokalene som er tilgjengelige. Den største gevinsten er det brukerne som får, for det blir særdeles lettvint og oversiktlig å finne frem til det best egnede lokalet til det man ønsker, legger hun til.

– Dessuten vil det frigjøre tid for saksbehandlerne, som i dag bruker mye tid på å sjekke hvorvidt lokaler er ledige, og hva som er tilgjengelig i de ulike lokalene, sier Andreassen.

Enkel booking

For å få tilgang til å leie må kunden registrere seg med bankID i forkant av bookingen.

– Første gangen må det opprettes en bruker i systemet. Etter at bruker er opprettet, kan man både booke, og finne historikk på sine bookinger på sin brukerkonto. En bruksanvisning for bruk av BookUp, vil bli lagt ut på kommunens nettside, forklarer Losvik.

– Du trenger ikke å være registrert bruker for å kunne bruke siden til å sjekke lokaler, men det blir nødvendig dersom du skal legge inn bestilling, legger hun til.

– Underveis i bookingen legger man inn den informasjonen som tidligere var i søknadsskjemaet. Her er vedlagt betingelser, vilkår og annen informasjon som skal bekreftes lest. Pris kommer også opp mot slutten av bookingen, fortsetter Andreassen.

– I det bestillingen er innsendt og godkjent av kommunen i Bookup, er dette å regne som en signert leieavtale, sier hun videre.

– Det nye systemet vil gi leietakere mer informasjon om valgmuligheter når det gjelder lokaler og leietider, og samtidig vil BookUp virke arbeidsbesparende for saksbehandlerne her i kommunen. Det blir dessuten mye mer «vanntett», slik at man unngår dobbel-bookinger og at bestillinger er notert på et ark som blir liggende på feil sted, legger hun til.

– Når vi nå starter å bruke BookUp vil alle leieavtaler som allerede er inngått eller søkt om, være lagt inn i BookUp-kalenderen. Nye søknader om leie skal fra og med 22. november gjøres i BookUp, poengterer hun.

Faste tider som før

– I første omgang vil det være mulig å booke frem til neste sommer, ut juni 2022. Etter hvert vil kalenderne være åpne for booking et halvt til ett år frem i tid, sier Andreassen.

– Noe booking må foreløpig foregå «på gamlemåten». Når det gjelder booking av fast leie og sesongbooking, som for eksempel treningstider, og leie til konfirmasjon neste skoleår, vil vi komme med mer informasjon om dette mot sommeren, fortsetter hun.

– Det kan tenkes at vi tar en runde med idrettslagene i kommunen for å sammenfatte søknadene på treningstider. Det vil vi i så fall ta direkte med dem, avslutter hun.